De nombreuses entreprises optent désormais pour la dématérialisation des factures dans le but de réduire considérablement les coûts et les dépenses de production. Il est indéniable que le passage vers la facturation électronique présente beaucoup d’avantages. On va donc voir de plus près ces points positifs que nous apporte la dématérialisation de documents. Entre autres, on doit considérer tout de même les aspects importants et les obligations que ce procédé requiert. Par exemple, la facture dématérialisée nécessite une authentification par l’existence d’une signature électronique et doit pouvoir être conservée à travers un archivage électronique.
Les aspects avantageux de la dématérialisation de factures
La dématérialisation fait partie des nombreuses avancées de la technologie qui constituent de réelles prérogatives favorables aux entreprises. Pour en constater, on peut citer tout d’abord, le gain énorme en matière de productivité. En effet, le système de Ged ou gestion électronique des documents intégrée dans le processus de travail de la société facilite fortement le fonctionnement des procédures. En faisant appel à des tiers de confiance pour l’envoi, la certification et l’archivage, on échappe à un déploiement du personnel à des tâches non productives.
Ensuite, le gain financier est tout autant considérable, puisque l’utilisation du support papier engendre une réduction des coûts. La voie électronique ou la voie dématérialisée permet donc non seulement de gagner en rapidité, mais aussi en efficacité. Par ailleurs, l’archivage électronique est également un excellent moyen pour retrouver rapidement et facilement les factures. Cette numérisation permet aussi de donner une grande efficience à travers le processus du coffre-fort électronique. De cette manière, on permet une automatisation de l’accès de tous aux documents numériques en tout temps. Enfin, une facture électronique en bonne et due forme a une valeur probante si toutes les conditions légales nécessaires sont respectées.
Les procédures relatives à l’utilisation d’une facture électronique
Il faut avant tout distinguer deux types de factures: la facture structurée et la facture non structurée. La première représente un format qui respecte des normes établies par l’administration fiscale, c’est-à-dire respectant la norme EDI ou échange informatisé de données. De plus, elle propose des structures qui permettent aux utilisateurs de retrouver des informations facilement. La facture non structurée est quant à elle sous un format électronique non modifiable, le plus souvent il s’agit d’une facture PDF ou en JPEG. Outre ces questions de forme, la facture électronique doit respecter certaines étapes particulières à savoir l’authentification par une signature électronique et l’archivage électronique. Une signature électronique permet de prouver la valeur et l’authenticité d’une facture. Elle est fournie par un tiers certificateur qui peut être soit un prestataire de certification soit une autorité de certification. La question de l’archivage électronique est un point important en matière de dématérialisation. En effet, une facture électronique doit pouvoir être conservée pour garantir son intégrité, sa pérennité et sa traçabilité en tout temps. Les entreprises ont une obligation légale d’archiver leurs factures sur un délai de 10ans. Dans le cadre de l’archivage électronique, il est possible pour les entreprises de faire appel à des prestataires de services ou experts-comptables en matière de stockage automatisé.
