En tant que gestionnaire de documents, votre objectif premier est de rendre les documents de l’organisation plus accessibles et plus conviviaux. Cela signifie essentiellement la création d’un système organisé qui permettra aux utilisateurs de trouver rapidement les documents spécifiques dont ils ont besoin. Un bon moyen d’y parvenir est d’utiliser des boîtes à archives. Une boîte à archives est une unité de stockage conçue spécifiquement pour l’archivage de documents importants. Sa conception compacte facilite le stockage de grandes quantités de documents (ou de dossiers) dans un espace réduit. Ainsi, elle peut réduire considérablement l’espace occupé par vos documents tout en facilitant leur récupération en cas de besoin. Cet article se propose de vous donner quelques conseils essentiels sur la façon d’organiser votre boîte à archives et de la garder bien rangée et conviviale à tout moment.
Organisez vos documents par date et par type.
La première règle pour organiser vos documents est de les classer par ordre chronologique (par date) et par type. N’oubliez pas qu’une boîte à archives n’est pas un classeur. Vous ne pourrez donc pas ranger chaque document dans un seul dossier. Vous allez plutôt en ranger plusieurs dans chaque dossier, qui sera ensuite placé dans la boîte à dossiers. Cela signifie que vous devez trier vos documents dans l’ordre suivant : – documents par date (les plus anciens d’abord) – documents par type (par exemple, documents financiers, juridiques, RH ou d’assurance) – documents par utilisateur ou département (s’il y a beaucoup de documents) Vous devez stocker les documents les plus anciens et les plus importants au bas du classeur, les plus récents et les moins importants étant placés en haut. De cette façon, vous pourrez effectuer des rotations périodiques de documents (voir ci-dessous) sans avoir à bouleverser tout le contenu de votre boîte à dossiers.
Marquez les documents importants pour les identifier facilement.
Nous savons tous qu’il sera difficile d’identifier des documents spécifiques parmi des centaines d’autres s’ils se ressemblent tous. C’est pourquoi il est important que vous marquiez certains documents pour faciliter leur identification. C’est particulièrement vrai pour les documents importants, tels que les polices d’assurance, les comptes de résultat ou les dossiers financiers de l’entreprise. Vous devez utiliser des chemises de couleurs différentes pour ces documents afin qu’ils se distinguent des autres. Vous pouvez également utiliser des lettres en gras ou un filigrane pour marquer ces documents – ou même une étiquette autocollante.
Faites tourner vos dossiers pour éviter qu’ils ne se détériorent.
Lorsque vous stockez des documents anciens et fragiles, vous devez toujours vous assurer qu’ils sont protégés contre l’humidité, la chaleur et la lumière excessives. Le problème est que beaucoup de ces documents ne dureront pas longtemps, même dans les meilleures conditions. Cela est particulièrement vrai s’ils sont stockés dans un environnement mal conditionné ou, pire encore, s’ils sont laissés à l’extérieur. C’est pourquoi vous devez périodiquement faire tourner vos dossiers pour éviter qu’ils ne se détériorent. La fréquence de rotation de vos dossiers dépend en grande partie du type de documents que vous stockez et du niveau d’humidité ou de lumière auquel ils sont exposés. L’archivage de documents papier datant de plus de 5 ans, par exemple, n’est pas recommandé. En faisant tourner vos dossiers, vous vous assurez que vos documents les plus importants se trouvent toujours en haut de la pile. Ainsi, ils ne seront jamais endommagés ou égarés.
Utilisez des étiquettes pour organiser les différents types de documents.
L’étiquetage de vos documents est un autre moyen utile de les organiser. Vous devez étiqueter chaque dossier en fonction de son contenu. Les dossiers contenant des polices d’assurance, par exemple, doivent être étiquetés « assurance ». Vous devez également étiqueter la face avant de la boîte à dossiers afin que tous les utilisateurs puissent voir le contenu de la boîte d’un seul coup d’œil. Vous pouvez aussi utiliser une étiqueteuse pour faciliter le processus d’étiquetage. L’étiquetage de votre boîte de classement vous permettra de transférer rapidement vos documents d’une boîte à l’autre. Ainsi, vous n’aurez pas à fouiller dans des dizaines de dossiers pour trouver le document que vous cherchez.
N’oubliez pas la stratégie de synchronisation des dossiers
Comme nous l’avons évoqué, une boîte à fichiers n’est pas la même chose qu’un classeur. Ainsi, vous ne pouvez pas simplement stocker tous les documents par nom de société dans le dossier « Documents de la société ». Certains documents, comme les polices d’assurance ou les dossiers financiers de l’entreprise, doivent être stockés par date. D’autres, comme les documents RH, peuvent être classés par type ou par nom de société. Il est important de se rappeler qu’une boîte à dossiers est conçue pour stocker des documents papier. Vous pouvez stocker des documents numériques, tels que des CD ou des DVD, dans une unité de stockage différente.
